DEZ DICAS PARA VIDEOCONFERÊNCIAS

1 - Programe suas chamadas. Tenha uma agenda com os horários das suas reuniões virtuais, seja com sua equipe, clientes, parceiros de negócio etc e procure sempre ligar o vídeo durante essas chamadas. Isso ajuda a mitigar o isolamento social, cria camaradagem e traz a normalidade de volta à equação. Ninguém realmente se importa se seu cabelo está um pouco bagunçado ou se existem ruídos de fundo como do seu bebê chorando ou do seu cachorro latindo, desde que não interfiram na reunião. 

2 – A qualidade da sua conexão com a internet é importante para evitar que existam “soluços” na sua imagem e voz. Aquele efeito desagradável de ter a imagem e voz interrompidas. Nessas situações sempre é necessário retomar de onde ocorreu a interrupção para que os demais participantes consigam retomar a linha de entendimento. Se você estiver enfrentando esse problema, de forma emergencial, você pode desativar o vídeo para diminuir o consumo de dados e melhorar a qualidade do áudio durante sua vez de falar. 

 3 – Se você vai tratar de relatórios, assegure-se que as pessoas que participarão, já os receberam e analisaram, antes das reuniões virtuais. Aprenda a aproveitar os recursos e ferramentas extras, pois isso pode ajudar a incentivar a participação e a presença de todos os membros da equipe. Em algumas situações, pesquisas, feedback não verbal, quadro branco, salas de sessão de grupo, co-host, podem ajudar a equipe a visualizar cenários, co-criar e avaliar a compreensão e o comprometimento dos participantes. 

 4 - Tente fazer login cinco minutos antes. Se você estiver atrasado - envie um e-mail ou mensagem instantânea ao organizador, informando-o. Esse tempo inicial pode ser utilizado para garantir que todos os seus dispositivos estejam funcionando e que não tome tempo da reunião principal com ajustes técnicos que já deveriam ter sido feitos anteriormente. 

5 - Posicione sua webcam de forma que mostre seu rosto por inteiro e não parte da sua cabeça ou o teto. Procure usar a regra dos 3 terços, ou seja, imagine que a tela está dividia em nove quadrantes iguais e que você deve se enquadrar preferencialmente no centro, seu olhar na linha superior do quadrante central e existe um espaço de “respiro” entre sua cabeça e a tela do computador. 

6 - A iluminação (especialmente a luz do dia) é melhor se vier diretamente no seu rosto, em vez de ficar contraluz. Olhe diretamente para a lente da câmera ou para a parte superior da tela o máximo possível. Se seu rosto aparecer escuro, procure colocar uma iluminação indireta que o ilumine. 

7 - Silencie seu microfone se você não estiver falando. Isso evita atrapalhar ou interromper a pessoa que está falando. Se seu microfone estiver ativo durante a fala de outro, o seu áudio com sons inesperados ou fala de terceiros no fundo, podem interferir e causar problemas de entendimento junto aos participantes. 

8 – Utilize o recurso de levantar a mão (virtualmente) se a ferramenta oferecer. Esse recurso permite saber as pessoas que pediram a vez de falar e manter a reunião com um diálogo organizado. 

9 - Não faça várias tarefas simultaneamente ou verifique seu telefone enquanto estiver nas chamadas de videoconferência. Dê à equipe ou aos participantes sua atenção total. 

10 - Se você é o apresentador principal em uma videoconferência com um cliente ou de um grupo grande, desative as mensagens instantâneas, feche todos os programas que não são necessários, inclusive o e-mail. Opte por compartilhar o aplicativo ao invés da sua tela. Você não deseja que os participantes vejam suas mensagens instantâneas, informações da empresa ou pessoais. 

 Em suma, estamos vivendo em tempos sem precedentes e com certeza você está equilibrando as demandas pessoais e profissionais de novas maneiras. Aprender com os erros durante esse processo permitirá que transforme-os em acertos, além de deixá-lo mais resiliente e adaptável. Quer você retorne ao escritório em tempo integral ou não após o término da crise - as habilidades aprendidas serão incorporadas ao seu repertório de recursos - e isso é excelente. 

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